Casos

MOTRIZ EJ

É cada dia mais comum ouvirmos falar em empresas júnior (EJ) dentro das instituições de ensino superior. Atualmente existem no Brasil cerca de 750 empresas juniores com mais de 23 mil universitários envolvidos. Os que apostam em contratar os serviços de uma EJ podem encontrar serviços de qualidade e de custo acessível para solucionar os mais diversos problemas da sua empresa. Como são associações civis sem fins econômicos, possuem custos operacionais e tributação reduzidos, o que permite a oferta de um preço melhor. O grande desafio dessas entidades é vencer o preconceito de terem ação limitada por serem geridas por estudantes. Porém, a eficiência de muitas delas vem abrindo caminhos e, aos poucos, o mercado está vendo que a empresa júnior é tão eficiente quanto qualquer outra empresa. Uma vez no mercado a empresa júnior tem que provar sua capacidade. Buscar um posicionamento cada vez melhor é imprescindível no segmento. Foi justamente essa a trajetória trilhada pelo time da Motriz EJ. A empresa foi à luta e se tornou a primeira empresa de engenharia no mundo a conquistar o certificado de qualidade ISO 9001.

Há 16 anos no mercado, a Motriz, empresa júnior do curso de engenharia mecânica da Unicamp, sempre teve como principal foco o desenvolvimento de seus projetos comerciais. Nesta área a Motriz procurou manter a qualidade exigida pelo mercado e pelos seus clientes. Mas por se tratar de uma empresa júnior, enfrentou alguns obstáculos iniciais até perceber que a solução seria mudar a cultura da empresa, o que nunca se trata de um processo fácil. As estatísticas mostram que todos os que se aventuram no mundo dos negócios erram muito no começo, mas a competição exige que acertem logo.

Dentre os principais problemas enfrentados pela empresa estavam: a alta rotatividade de funcionários, a falta de registros das atividades e os processos sendo realizados de maneira muito diversificada. Resultado? A empresa tinha queda na qualidade, perda de informações e não dava continuidade aos trabalhos. Os projetos internos eram realizados principalmente pelo setor de ?Qualidade?, mas contavam com pouco apoio do resto da empresa, sendo assim na sua maioria arquivados. O desconforto de alguns clientes e membros passou a ser evidente e a situação exigia novas atitudes com urgência. Foi quando os responsáveis pelos processos comerciais da empresa passaram a notar a necessidade de implementação de algumas ferramentas que resolvessem as questões que não paravam de causar problemas.

A nova empreitada da Motriz começou em 2005. Os setores de Projetos Administrativo-Financeiro e de Qualidade iniciaram uma nova tentativa de padronizar o gerenciamento de projetos. Basicamente, foi realizado um mapeamento das atividades realizadas por cada área durante a execução de cada caso. O passo inicial para a modificação do sistema de gestão foi simples, mas já trouxe bons frutos para a organização da empresa. Depois de mais algum tempo, durante um treinamento organizado pelo Núcleo das Empresas Juniores da UNICAMP, um grupo de membros da Motriz organizou e planejou um projeto interno de implementação de quesitos de uma norma ISO em uma empresa júnior. Este projeto interno foi organizado e apresentado para toda a empresa, onde foi aprovado. A nova meta foi fundamental para que as pretensões de melhoria fossem postas em prática com foco bem definido. Regras quanto à normatização se faziam essenciais para ajustar as atividades da empresa sem comprometer a qualidade do serviço oferecido.

Com ajuda de um consultor externo foi montado um grupo que passou a ser responsável pela realização do projeto. Esta equipe iniciou suas atividades em dezembro de 2005 e era composta por membros de todas as áreas da empresa para evitar que a iniciativa não contasse com o apoio de algum departamento e assim corresse o perigo de fracassar.

Primeiramente foi realizado um estudo sobre qual norma ISO traria os maiores benefícios à organização, sendo escolhida a NBR ISO 9001:2000, que além de estabelecer um sólido sistema da qualidade, traria estabilidade e credibilidade para o sistema de gestão da empresa. Também se observou a necessidade de executar um novo mapeamento da empresa, desta vez todos os setores da empresa foram analisados e todas as atividades descritas. Com isto foi possível montar documentos que são usados para identificar as atividades realizadas, os produtos, os clientes e fornecedores (externos e internos) e os métodos de medição de cada processo. Esta etapa foi concluída em abril de 2006. Ao mesmo tempo foram criados indicadores para medir o funcionamento e eficiência dos processos. Era notável o envolvimento de todos para que nada desse errado no meio do caminho.

Outra ferramenta importante são os manuais de procedimentos elaborados pela equipe Motriz. A empresa mantém dois guias que servem como referência de método, de procedimento e de gestão. Todas as atividades do dia-a-dia da empresa estão ali especificadas passo a passo.

Em 2007, com a documentação completa, era hora de saltos mais altos para a Motriz EJ: obter a certificação segunda a norma NBR ISO 9001:2000. O novo foco da equipe era definir e conquistar as necessidades para conseguir tal certificado. Três pontos principais foram identificados: importância de se ter auditores internos na empresa, de ser realizada uma verificação sobre o conhecimento dos membros sobre o sistema de gestão e da necessidade de se conseguir a verba financeira necessária. Na questão da verba foram levantadas diversas alternativas, incluindo patrocínios, parcerias e ajuda da instituição de ensino. Mas no final os resultados das propostas feitas não foram os esperados e a Motriz teria que realizar a certificação por conta própria. Também foi escolhido um curso de formação de auditores internos para conseguir a capacitação dos membros da equipe. Acreditando que o sucesso da empresa depende das pessoas, foi elaborada uma prova com questões referentes à norma e ao sistema de gestão e a sua realização foi obrigatória para todos os funcionários.

Para finalizar o projeto, a Motriz EJ contratou a Bureau Veritas (certificadora) para realizar a pré-auditoria e a auditoria de certificação e, após todas essas mudanças, estava certificada segundo a norma ISO 9001:2000. Todo o processo demandou uma grande revolução dentro da empresa que garantiu uma significativa melhoria no relacionamento com os clientes. Reestruturar o sistema de gestão da qualidade para atender as normas da ISO 9001:2000, com certeza foi a maior vitória que a Motriz EJ conseguiu em sua busca pela excelência. E o certificado veio como método de coroar este trabalho realizado por todos os membros da empresa.

Topo

Instituto de Pesquisas Econômicas e Sociais

Diminuindo riscos, gerando certezas!